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差旅费不用扣个税?赶紧自查!这样的差旅费不交税有风险!
来源:ju111.net整理2019-08-30 分享到

A公司一位新人刚入职就被上级临时安排出差。新员工出差回来就拿了一堆公交车票、火车票、餐饮收据给财务,说要报销。但新人连差旅报销单都没填,也没有上级审批签字的相关申请。

作为财务,你如何跟新人解释?这次出差费用应该怎么记账、税务处理要注意什么问题?

差旅费作为企业日常产生的一种费用,金额不大,非财务的普通职员都不太看重。但事实上,无论流程、报销、做账还是报税都有很多注意点,一不注意就会为企业带来税务风险或财务风险。
下面马上给大家分享差旅费的记账和税务注意点。

 

01差旅费是什么?

 

差旅费是员工因公务临时到常住地以外的地区出差,出差过程中产生的市内或市际交通费、餐费和住宿费。

 

对于企业报销的规定标准,国家并没有制定企业的差旅费管理办法来强制执行,企业可以参考政府单位执行的职工差旅报销规范来制定公司的报销标准,如城市间交通费和住宿费应当在规定标准内凭据报销,餐费和市内交通费实行定额包干。

 

中央单位职工最新的差旅报销规范是《关于规范差旅伙食费和市内交通费收交管理有关事项的通知》(财办行〔2019104号),从201981日开始实施。

 

02差旅费如何做账?

 

有的会计在员工申请报销差旅费时,会习惯性这样记账:借记“管理费用-差旅费”或“销售费用-差旅费”等科目,贷记“银行存款”或“库存现金”。

 

无论餐费、交通费、住宿费,会计都要求员工拿增值税发票来报销?这样想的话,你真的 too young too simple.

 

会计做账不是乱来,要看相应的准则。差旅费报销的账务处理,也要有相应的管理制度。制定企业差旅费报销制度时注意以下事项:

 

1、企业首先根据实际情况,其次参考相关行政法规来制定企业的差旅费报销管理办法。如财行[2013]531号中的《中央和国家机关差旅费管理办法》,以及最新的财办行〔2019104号。

 

2、有了以上依据,在执行时注意审核差旅出行的安排。提前填写出差申请,主管领导审批,可填单预借差旅费,或者提供票据按费用额度报销。

 

3、差旅费的交通费、餐费和住宿费数额应该按公司制定的差旅费报销管理办法执行报销。若员工经批准可以驾车出差,应报销实际的路桥费、油费,不另外报销差旅交通费。住宿类费应设定不同等级的限额标准,按员工实际出差住宿天数凭发票报销。

 

4、差旅费报销应该有相关凭证才能报销,凭证上的信息和出差安排相一致,如:时间、地点等。一般要求的凭证是发票。

 

5、报销差旅费应该有相应的时间要求,可以是员工结束出差回企业后的数个工作日,原则上在每月账务结账时间内。逾期视为放弃或者给予处罚。

 

下面就给大家分享差旅费中的交通费和餐费如何账务处理和税务处理问题。

 

01车票的入账问题

 

差旅费的记账凭证千万不能任性处理。并非所有的车票都计入差旅费!

 

注意这五种情况:

 

公司给客户报销的来回机票3000元,不是“差旅费”,而是“业务招待费”。

 

公司员工中秋节回老家,公司允许报销2000元内的来回机票钱。这不能入“差旅费”,入“福利费”才对。

 

财务部职工为新创办的公司办理手续时,发生的2000元车费应该属于“开办费”,可别算成“差旅费”

 

员工被公司派去外地参加岗位技能培训,根据公司规定可以报销来回机票2000元。这机票不属于“差旅费”,属于“职工教育经费”。

 

02车票的税务问题

 

抵扣的差旅交通费增值税进项税额,要求取得这三种凭证:

1、增值税专用发票;  

2、增值税电子普通发票;   

3、记有旅客身份信息的国内运输服务客票,如国内航空客票行程单、高铁票、火车票、公路客运车票、水路客运船票等。

 

交通费抵扣税额的计算方法

1、增值税专用发票和增值税电子普通发票上都有注明税额。如果取得这种凭证,就以发票上的税额作为进项抵扣额。  

2、员工通过航空运输方式出差,以注明身份信息的电子客票行程单报销,可以抵扣的税额=(票价+燃油附加费)÷(1+9%)×9%  

3、带员工实名信息的高铁、火车等铁路交通客运车票,可以抵扣的税额=票面金额÷(1+9%)×9%  

4、公路、水路等其他注明了旅客身份的车船票,其进项税额=票面金额÷(1+3%)×3%

 

03餐费的入账问题

 

餐费的会计核算根据发生情况不同分别进行会计核算。下面是常见餐费的9种会计核算方法。

1、开展业务需要招待客户,发生的餐费列入“招待费”;

2、企业员工在食堂就餐或者加班聚餐,相应的餐费列入“职工福利费”;

3、员工出差用餐,在标准内的餐费列入“差旅费”;

4、员工参加企业组织的技术培训期间用餐,餐费列入“职工教育经费”;

5、企业在酒店召开会议期间产生的餐费可以列入“会议费”;

6、公司筹办期发生的餐费可以记入“开办费”;

7、给员工发放现金的餐费补贴,记入“工资薪金”;

8、董事会会议期间的餐费,列入“董事会费”;

9、工会活动期间的餐费列入“工会经费”。

 

04伙食费、餐费的税务问题

 

先看以下文件

 

根据以上条文可见,餐费无法抵扣增值税销项税额,在税务处理上主要涉及企业所得税税前扣除,以及是否计征个人所得。企业所得税,对于与企业经营活动有关,并且符合企业内部管理制度的真实合理的差旅费,是可以享受企业所得税税前扣除的。但根据企业税前扣除相关管理规定,企业要留存可以证明这些差旅支出真实性的凭证。如真实记录出差员工的名字、时间地点、工作内容、申请单、审批单、车船票、支付凭证等。

 

对于餐费如何进行税务处理,我们要把员工差旅费中的餐费发生情况分成4种情形。然后再一一分析各种情况的税务问题。

第一种,员工在企业设立的员工食堂食用工作餐;

第二种,企业不设员工食堂,但是向外部餐馆约定统一为员工订午餐,按月结算;

第三种,企业不提供午餐,但是给员工随工资发放300块补助。

第四种,企业需要派市区办公点的员工去郊区工地办事,对于不能回市区办公点的员工,按次统计后发放一定的误餐补助。

第五种,企业员工出差时招待客户用餐的餐费。 

 

根据国税函[2009]3号规定,第一第二种情况符合职工福利费范畴,算职工食堂费用或职工食堂经费补贴,企业所得税规定可以按法定比例税前扣除。记得食堂或者订餐都要取得合法合规的票据,这是税前扣除的要件。

 

由于第一、第二种情况是企业统一经营食堂或者和餐馆结算,没有直接向员工支付餐费,这种餐费支出不计入工资薪金,也就不计算个人所得税了。

 

第三种固定随工资发放的餐费,算是企业直接发到个人的福利性补贴。企业可以在企业所得税核算时税前扣除。同时,这种餐费是员工从单位获得的人人有份的补贴补助,并入工资薪金所得,应依法代扣代缴了个人所得税。

 

第四种,企业补助员工误餐的费用,是企业在组织人员进行经营管理活动而发生的费用,不是工资,也不属于职工福利。是一种误餐补贴。企业可以税前扣除,也不用扣缴个税。但是企业需要留存足够的依据,以证明该费用规范没有变相发放工资性质的补贴、津贴。企业可以通过建立规范的财务制度,按制度执行和留存相关凭证。

 

第五种情况,出差招待客户的餐费属于“招待费”。这笔员工出差途中的餐费作为招待费,要有真实有效的凭证,列入招待费支出可以按比例扣除企业所得税,但餐费不能抵扣增值税进项税额。企业不作为固定补助发放,而是据实报销,不纳入员工工资薪金所得。

 

那么,回到文首的情况,如果我是财务,就会把公司的报销制度发给那位新同事,并且让新同事走报销申请流程。你们赞成吗?

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